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Arbeitswelt

Mit FlexWhere gelingt das Desk Sharing im Büro

Die Corona-Pandemie hat das "New Work"-Konzept an vielen Arbeitsplätzen vorangetrieben. Unter diesem Sammelbegriff werden alternative Arbeitsmodelle zusammengefasst. Ein wichtiger Bestandteil ist, dass sich die Arbeitnehmer selbst aussuchen können, ob sie ihren eigentlichen Arbeitsplatz aufsuchen oder lieber aus dem Homeoffice arbeiten. Diese Flexibilität bringt natürlich auch Veränderungen für die Arbeitgeber mit sich: Die Schreibtische werden immer seltener vollständig ausgenutzt, wodurch sie die Möglichkeit haben, das sogenanntes Desk Sharing einzuführen. Das bedeutet, dass ein Arbeitsplatz nicht mehr nur einem Mitarbeiter zugeordnet ist, sondern von mehreren Personen genutzt werden kann.

Allgemeine Zeitung

Foto: Photo by Remy_Loz on Unsplash

Einfache Integration einer passenden Buchungssoftware

Die Rotation der Schreibtischbesetzung sollte nicht nur dem Zufall überlassen werden. Schließlich brauchen die Mitarbeiter die Sicherheit, dass ihnen ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, wenn sie den Weg ins Büro auf sich nehmen. Genau hier kommt ein Shared Desk Software zum einsatz.

Mit der Softwarelösung FlexWhere bietet die Firma Dutchview ein solches Buchungstool. Dort können die an der Arbeitsstätte zur Verfügung stehenden Schreibtische in einer Übersichtskarte eingezeichnet werden. Für die Mitarbeiter ist es möglich, den Status jedes Arbeitsplatzes einzusehen und einen verfügbaren Arbeitsplatz zu reservieren. Gleiches gilt für Meetingräume.Zudem ist es in der Anwendung auch möglich, sich Arbeitsplätze mit bestimmten Equipment anzeigen zu lassen, sodass die Mitarbeiter sich einen geeigneten Schreibtisch aussuchen können. Die Funktionen lassen sich bequem per App und am Computer ausführen. Die Software ist kompatibel mit allen gängigen Betriebssystemen und setzt, abgesehen vom Gerät zur, welches zur Bedienung erforderlich ist, keine zusätzliche Hardware voraus.

Gerade in Zeiten der Pandemie bringt das Toll wie FlexWhere seine Vorteile mit sich. Zum einen kann man sich mithilfe der Software einen Überblick verschaffen, wie viele Mitarbeiter sich zu einer bestimmten Zeit im Büro aufhalten. Zum anderen können Arbeitsplätze prophylaktisch geblockt werden. Damit stellen Arbeitgeber sicher, dass ein ausreichender Abstand zwischen den Personen eingehalten wird. Wer den Raumplan seines Büros maßstabsgetreu in die Software überträgt, profitiert zudem von einer neuen Funktion, die im Zuge der Corona-Pandemie implementiert wurde: Das System schafft automatisch einen Sicherheitsradius von 1,5 Metern, der für die Nutzer farblich hervorgehoben wird.

Die Anwendung bietet eine große Flexibilität. Die Mitarbeiter können festlegen, ob sie einen Arbeitsplatz für einen ganzen Tag oder lediglich zeitweise nutzen möchten. Damit kann ein Schreibtisch am selben Tag mehrfach belegt werden.

Shared Desk: Regeln für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Das Konzept des geteilten Schreibtisches setzt allerdings auch voraus, dass der Arbeitgeber seinerseits entsprechende Bedingungen schafft. Arbeitsgeräte wie Computer und Telefone sollten so mit der IT-Infrastruktur verknüpft sein, dass jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz uneingeschränkten Zugriff auf die für ihn erforderlichen Dateien, Dokumente und Kontakte hat. Im Idealfall ist jeder Mitarbeiter mit einem Laptop ausgestattet, den er lediglich mit der Stromversorgung, der Tastatur, der Maus und dem Bildschirm verbinden muss, um arbeitsfähig zu sein.

Neben der technischen Ausstattung gilt es aber auch, Prozesse und Regelungen zu etablieren, die einen einwandfreien Ablauf der Routinen erlauben: Jeder Mitarbeiter sollte seinen Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt hinterlassen. Dadurch haben die Kollegen die Möglichkeit, sich direkt zu Arbeitsbeginn einzurichten. Diese Regel gilt es auch dann einzuhalten, wenn der Arbeitsplatz auch am Folgetag vom selben Mitarbeiter gebucht wird. Schließlich können eine Krankheit und andere spontane Gründe dazu führen, dass diese Reservierung unter Umständen nicht wahrgenommen werden kann. In diesem Fall ist es für einen anderen Kollegen möglich, sich dort niederzulassen. Zudem sollte darauf hingewiesen werden, dass die Mitarbeiter im Sinne der Gemeinschaft ihre Buchungszeiten einhalten sollten. Der Arbeitgeber hat seinerseits dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsgeräte sicher und geschützt lagern können.

Arbeitsplätze der Kollegen mithilfe der Suchfunktion

Ohne eine feste Bürozuteilung kann es gerade in größeren Betrieben leicht unübersichtlich werden. Die Mitarbeiter wissen dann nicht, an welchen Arbeitsplätzen sich ihre Kollegen befinden. Die Shared Desk Software von Dutchview bietet auch für diesen Fall eine einfache, aber effektive Lösung. Über die Suchfunktion können Mitarbeiter gefunden werden. Auf der Übersichtskarte ist der aktuelle Arbeitsplatz markiert.

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