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Digitalisierung der Verwaltung schreitet voran

E-Akte wird im Jobcenter eingeführt

Billerbeck

Die Digitalisierung hält nun auch im Jobcenter der Stadt Billerbeck Einzug. „Durch die Einführung der elektronischen Akte im Jobcenter werden wir unsere Verwaltungsarbeit weiter verbessern und modernisieren“, so Martin Struffert, Leiter des Fachbereichs Soziales. Davon würden vor allem die Bürger profitieren, weil Vorgänge für die Bearbeitung schneller zugeordnet werden könnten, wie die Stadtverwaltung informiert. Auch würden manche Wege erspart, weil dem Jobcenter zukünftig in vielen Fällen Unterlagen, die per Kopie oder E-Mail zugesendet würden, ausreichen. Für einen persönlichen Gesprächswunsch gebe es darüber hinaus weiterhin die Möglichkeit, nach Terminvereinbarung den direkten Kontakt mit dem Sachbearbeiter zu suchen.

Martin Struffert, Fachbereichsleiter Soziales, und seine Mitarbeiterin Verena Schroer freuen sich über die Einführung der elektronischen Akte. Papierakten wie diese gehören damit bald der Vergangenheit an. Foto: Foto: Stadt Billerbeck

Zur Einführung der E-Akte in den Jobcentern teilt der Kreis Coesfeld in einer Pressemitteilung zusätzlich mit, dass „die Digitalisierung sich zu einer wichtigen Aufgabe der Verwaltungen insgesamt entwickelt hat, führt sie doch zu Arbeitserleichterung, Beschleunigung der Abläufe und mehr Transparenz.“ Seit Monatsbeginn würden die Jobcenter im Kreis Coesfeld alle Anliegen der Bürger digital verwalten. Als Teil einer zeitgemäßen Verwaltungsarbeit würden rund 4200 Papierakten nunmehr elektronisch geführt. Zum Hintergrund: Die öffentlichen Verwaltungen müssten bestimmte Dienstleistungen bis spätestens Ende 2022 auch online, also in digitaler Form anbieten – wie vom Land NRW vorgegeben.

Im Kreis Coesfeld arbeiten alle elf Kommunen mit dem Kreis Coesfeld an der Umsetzung digitaler Themen – ein Beispiel für effektive interkommunale Zusammenarbeit, heißt es. Die Kreisverwaltung hat dabei die Programmbereitstellung koordiniert. Inhalte und Funktionen des Programms, einheitliche Aktenstandards, aber auch die Zeitplanung seien kooperativ mit den Städten und Gemeinden abgestimmt worden. Was die Beschaffung von Software betreffe, würden die Kommunen und der Kreis von Einsparungen gegenüber der Einzelbeschaffung profitieren – und davon, dass die Infrastruktur auch für andere Verwaltungsbereiche nachnutzbar sei. „Der Nutzen soll vor allem auch den Bürgerinnen und Bürgern zugutekommen“, betont Stefan Schenk vom Jobcenter des Kreises in der Mitteilung. Würden Unterlagen bereits in Kopie etwa mit einem Aktenzeichen oder dem Namen versehen, sei es oft nicht nötig, persönlich zu erscheinen. Wenn Dokumente – wie zum Beispiel Urkunden, Verträge oder ähnliche Unterlagen – im Original vorgelegt werden müssen, so teilt das Jobcenter dies ausdrücklich mit. Entweder solche Dokumente werden vor Ort eingescannt und dann als Original direkt wieder ausgehändigt. Oder aber bei postalischer Übersendung werden die Originale anschließend zurückgesandt.

Als weiterer Baustein soll zukünftig auch auf der Homepage eine Möglichkeit geschaffen werden, dass Bürger ihre Dokumente hochladen können. „Dies wird aber erst umgesetzt, wenn alle datenschutzrechtlichen Belange berücksichtigt werden können“, erläutert Schenk – und stellt eine mittel- und langfristige Einführung in Aussicht. „Eine elektronische Bearbeitung beschleunigt die Entscheidungsfindung, da Dokumente gleichzeitig von verschiedenen Stellen bearbeitet werden können, wovon letztlich auch die Bürgerinnen und Bürger profitieren.“

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