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Wirtschaft

Zeiterfassungssoftware: Darum sollten die System gerade heutzutage flexibel sein

Der Europäische Gerichtshof hat im Jahr 2019 ein Urteil gefällt, wonach es künftig in Unternehmen zur Pflicht wird, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Bislang gibt es in Deutschland noch kein geltendes Gesetz, das diese Entscheidung in geltendes Gesetz verwandelt hat. Doch Experten sind sich sicher: Früher oder später müssen sich Unternehmen damit befassen, entsprechende Systeme zu implementieren.

Allgemeine Zeitung

Foto: Photo by Dylan Ferreira on Unsplash

Was zeichnet ein modernes System zur Zeiterfassung aus?

Die Aufgaben eines Zeiterfassungssystems haben sich in den vergangenen Jahrzehnten stark verändert. Früher gab es in Betrieben eine zentrale Stelle, an der sich das Personal zu Beginn seiner Arbeitstages an- und am Ende abgemeldet habt. So wurde festgehalten, wie lange die Mitarbeiter an der Arbeitsstätte war. Heute reicht das alleine nicht mehr aus. Bei einem modernen Zeiterfassungssystem handelt es sich um eine komplexe Software, unter anderem wichtige Funktionen wie die Personaleinsatzplanung (PEP) und die Lohnbuchhaltung übernimmt.

PEP Software muss hochgradig flexibel sein, um die unterschiedlichen Anforderungen, die Unternehmen an sie stellt, einhalten zu können. So ist es möglich, moderne Arbeitsmodelle zu kreieren. Das betrifft unter anderem die Möglichkeit es mobilen Arbeitens. Wenn Arbeitnehmer die Freiheit haben, selbst zu entscheiden, ob sie an der Arbeitsstätte, im Homeoffice oder von einem anderen Ort arbeiten, sind Stempeluhren vonnöten, die sich dezentral bedienen lassen. Konkret bedeutet das: Der Arbeitgeber braucht eine Software, die mindestens von den Computern der Angestellten bedient werden kann. Idealerweise gibt es auch Apps für smarte Geräte. Mit ihnen können sich auch Arbeitnehmer im Außendienst und Dienstreisende zu ihren Tätigkeiten an- und abmelden.

Wichtige Funktionen mit moderner Zeiterfassungssoftware verknüpfen

Eine intelligente Software zur Arbeitszeiterfassung kann eine große Unterstützung für die Personalabteilung sein. Denn sie gleicht automatisch ab, ob die Mitarbeiter ihr Stundensoll erfüllt haben. Wenn die Anwendung dabei auf die Personaldaten zugreift, können auch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Minijob) berücksichtigt werden. In der Vergangenheit mussten die Mitarbeiter der Verwaltung dies aufwendig selbst überprüfen.

Es gibt noch weitere mögliche Einsatzbereiche für die Software. Wenn eine Verknüpfung zum Personaleinsatzplan besteht, können auf diesem Wege auch Arbeitsanweisungen und zu erledigende Aufgaben ermittelt werden. Loggt sich ein Mitarbeiter zum Dienst ein, erfährt wer, was er zu erledigen hat. Dies können Übergaben von Kollegen sein oder standardmäßig hinterlegte Arbeiten, die ohnehin regelmäßig anfallen.

Flexible Zeiterfassungssysteme sind günstig

Traditionelle Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit sind teuer. Neben den Terminals, von denen häufig mehrere pro Arbeitsstätte angebracht werden, über die passenden Chipkarten für die Arbeitnehmer bis hin zur Installation fallen beträchtliche Kosten an. Für ein mittelständisches Unternehmen von mittlerer Größe werden sie auf durchschnittlich 1.500 Euro beziffert. Moderne und flexible Softwarelösungen sind deutlich günstiger. Sie werden entweder für eine Pauschale angeboten oder sind abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter. Denn jeder Nutzer benötigt eine Lizenz, um Zugriff auf die Funktionen zu haben. Erweitert ein Unternehmer seinen Betrieb, kann er einfach neue Nutzungslizenzen kaufen. Nutzt er nach einem Umzug andere Geschäftsräume, sind anders als bei traditionellen Stempeluhren keine Anpassungen am System zur Zeiterfassung erforderlich.

Hüten sollten sich Arbeitgeber davor, kostenfreie Anwendungen zu verwenden. Sie werden zwar zum Teil angeboten, sie können allerdings zu Problemen führen. Zum einen sind sie meistens in ihrem Funktionsumfang deutlich eingeschränkt. Zudem gilt es bei ihnen genau zu prüfen, ob sie DSGVO-konform sind. Schließlich werden Softwares, Apps und Onlinedienste häufig zu lasten des Datenschutzes kostenlos angeboten. Die Nutzer räumen dem Urheber der Software umfangreiche Möglichkeiten ein, die eigenen Daten zu verenden.

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